Regulamin zgłoszenia serwisowego PROMITEL
1. PROMITEL Sp. z o.o. s.k. z siedzibą w Katowicach, ul. Katowicka 16B, zwana dalej Sprzedającym udziela gwarancji na okres 24 miesięcy od daty sprzedaży na wszystkie produkty, o ile gwarancja udzielona przez producenta dystrybuowanego produktu nie stanowi inaczej.
2. Sprzedający zobowiązuje się do rozpatrzenia zgłoszenia i naprawy urządzenia w terminie 14 dni roboczych od momentu dostarczenia do siedziby Sprzedającego wadliwego urządzenia.
3. Przed odesłaniem produktu objętego roszczeniami gwarancyjnymi Kupujący zobowiązany jest do wypełnienia formularza serwisowego (RMA) dostępnego na stronie rma.promitel.pl, a następnie przesłania go na adres e-mail: rma@promitel.pl lub dostarczenia w formie papierowej na adres siedziby Sprzedającego.
4. Produkt zostanie przyjęty do serwisu Sprzedającego wyłącznie po dostarczeniu poprawnie wypełnionego formularza RMA. W przypadku przesyłania do siedziby Sprzedającego sprzętu objętego roszczeniem gwarancyjnym, Kupujący zobowiązany jest umieścić w widocznym miejscu na przesyłce numer RMA otrzymany zwrotnie po przesłaniu zgłoszenia.
5. Sprzedający zastrzega sobie prawo do nierozpatrywania zgłoszeń gwarancyjnych przesłanych w sposób inny niż opisany powyżej.
6. Sprzedający zastrzega sobie prawo do niedotrzymania terminu naprawy sprzętu przekazanego w ramach reklamacji w przypadku wystąpienia ograniczeń prawnych lub innych nieprzewidzianych okoliczności, w tym w szczególności wydłużenia terminów realizacji usług przez zewnętrzne serwisy producentów dystrybuowanego sprzętu.
7. Zaleca się, aby sprzęt dostarczany do siedziby Sprzedającego znajdował się w oryginalnym, fabrycznym opakowaniu. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia produktów powstałe podczas transportu, wynikające z niewłaściwego zabezpieczenia towaru. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki dostarczonej do siedziby Sprzedającego, Zgłaszający zostanie niezwłocznie poinformowany o zaistniałej sytuacji oraz zostanie wszczęta procedura reklamacji przesyłki w firmie realizującej usługę transportową. W takim przypadku Sprzedający zastrzega sobie prawo do wstrzymania procesu reklamacyjnego do czasu zakończenia postępowania reklamacyjnego prowadzonego z firmą świadczącą usługę transportu produktu do serwisu Sprzedającego.
8. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za dane dostarczone wraz z reklamowanym sprzętem, w szczególności za dane zapisane na nośnikach pamięci oraz dane konfiguracyjne urządzeń. W ramach procesu reklamacyjnego wszelkie dane znajdujące się na urządzeniach mogą zostać trwale i nieodwracalnie usunięte z reklamowanego produktu.
9. Odpowiedzialność Sprzedającego z tytułu gwarancji ogranicza się do okresu obowiązywania gwarancji wskazanego powyżej oraz do wartości towaru ustalonej według sugerowanej ceny detalicznej Sprzedającego z dnia zakupu. Gwarancja nie obejmuje prawa do dochodzenia zwrotu utraconych korzyści powsałych w związku z wadami urządzenia, w szczególności rekompensaty za utratę czasu, czasowy brak możliwości korzystania z towaru, niedogodności oraz koszty związane ze zgłoszeniem i realizacją roszczeń gwarancyjnych. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku użytkowania uszkodzonego lub wadliwego towaru.
10. Gwarancja nie ma zastosowania, jeżeli w ocenie Sprzedającego lub producenta wada lub uszkodzenie zostały spowodowane lub powstały w związku z instalacją, podłączeniem do innych części i/lub produktów, modyfikacją lub naprawą towaru przez podmiot inny niż Sprzedający, a także w wyniku działania, zaniechania, niewłaściwego użytkowania lub zaniedbania Kupującego (w szczególności w odniesieniu do dysków twardych i akumulatorów).
11. Gwarancja nie ma również zastosowania w przypadku uszkodzenia lub usunięcia nalepek gwarancyjnych, numerów seryjnych lub numerów identyfikacyjnych partii. Ponieważ Sprzedający jest dystrybutorem produktów wytwarzanych przez inne podmioty, zakres odpowiedzialności Sprzedającego z tytułu gwarancji oraz świadczeń dotyczących produktów nie może być szerszy niż zakres odpowiedzialności przyjęty przez producenta.
12. Gwarancją nie są objęte:
a) uszkodzenia oraz nieprawidłowe działanie powstałe z przyczyn niezależnych od Sprzedającego, w szczególności spowodowane przez: wyładowania atmosferyczne, zalanie płynami, uszkodzenia mechaniczne, nieprawidłowe napięcie zasilające lub inne czynniki zewnętrzne;
b) wady powstałe w wyniku nieprawidłowego transportu, przechowywania lub użytkowania produktu, w szczególności korzystania z towaru niezgodnie z jego przeznaczeniem;
c) zużycie wynikające z normalnego użytkowania towaru.
13. Po upływie okresu gwarancji wszelkie naprawy wykonywane przez Sprzedającego realizowane są odpłatnie. Opłatą objęte jest również sprawdzenie sprzętu po zakończeniu okresu gwarancyjnego w celu przygotowania szacunkowego kosztorysu naprawy. Sprzęt nieobjęty gwarancją odsyłany jest na koszt Zgłaszającego roszczenie.
14. Sprzedający zastrzega sobie prawo do obciążenia Zgłaszającego kosztami sprawdzenia oraz transportu sprzętu objętego gwarancją w przypadku stwierdzenia niezasadności zgłoszonego roszczenia.
15. Niniejsza gwarancja oraz jej warunki stanowią jedyne i wyłączne zasady dotyczące odpowiedzialności gwarancyjnej. W odniesieniu do produktów nie mają zastosowania żadne inne gwarancje, wyraźne ani dorozumiane, ani inne formy odpowiedzialności lub zobowiązania, w tym gwarancje dotyczące zadowalającej jakości lub przydatności produktu do określonego celu.
16. Sprzedający wyłącza również swoją odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady, zgodnie z art. 558 Kodeksu cywilnego.
17. Odpowiedzialność za przydatność dystrybuowanych produktów do zastosowań, w których są wykorzystywane, ponosi Kupujący. Sprzedający nie gwarantuje ani nie zapewnia, że produktów nie można uszkodzić, obejść ich zabezpieczeń lub uzyskać do nich nieautoryzowanego dostępu, ani że zapobiegną one szkodom osobowym, utracie mienia, włamaniom, kradzieżom, pożarom lub innym zdarzeniom. Sprzedający nie gwarantuje również, że towary w każdym przypadku zapewnią odpowiednie ostrzeżenie lub ochronę, a wystąpienie takich zdarzeń nie stanowi podstawy do zgłoszenia roszczeń gwarancyjnych.
18. Kupujący przyjmuje do wiadomości, że prawidłowo zainstalowany i utrzymywany system alarmowy lub system nadzoru wideo może jedynie ograniczyć ryzyko wystąpienia kradzieży, włamania, pożaru lub innych zdarzeń w porównaniu do sytuacji braku takiego systemu. Nie stanowi on jednak ubezpieczenia ani gwarancji, że takie zdarzenia nie wystąpią lub że w ich wyniku nie dojdzie do szkód osobowych bądź utraty mienia.
19. Niniejsza gwarancja przysługuje wyłącznie Kupującemu i nie podlega cesji ani innego rodzaju zbyciu na inne osoby.
Regulamin wypożyczenia urządzeń
1. PROMITEL Sp. z o.o. s.k. z siedzibą w Chorzowie, ul. Katowicka 16B, zwana dalej Wypożyczającym daje możliwość wypożyczania sprzętu Klientowi – zwanym dalej Najemcą.
2. Najemca zobowiązuje się do zwrotu przedmiotu wypożyczenia w stanie nieuszkodzonym (oznacza to brak zarysowań, kompletny i sprawny zestaw w oryginalnym opakowaniu) własnym transportem w nieprzekraczalnym terminie wypożyczenia, każdorazowo określonym umowie lub ofercie.
3. Najemca oświadcza, że odbiera przedmiot wypożyczenia fabrycznie nowy i będzie użytkował przedmiot wypożyczenia zgodnie z jego przeznaczeniem i warunkami określonymi w instrukcji obsługi oraz należycie zabezpieczy go przed zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą, jak również nie będzie przedmiotu wypożyczenia oddawać w podnajem osobom trzecim.
4. Najemca odpowiada materialnie za utratę lub uszkodzenie przedmiotu wypożyczenia w okresie wypożyczenia, bez względu na jej okoliczności np. kradzieży lub innego działania osób trzecich.
5.O każdej awarii wypożyczonego przedmiotu i jej charakterze Najemca jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Wypożyczającego, a wszelkie naprawy (w tym gwarancyjne) będą wykonywane w sposób z nim uzgodniony.
6. Naprawy uszkodzeń wynajętego przedmiotu wypożyczenia powstałe w czasie wypożyczenia z winy Pożyczającego lub użytkownika obciąża Najemcę i wykonywane będą na jego koszt w autoryzowanym serwisie. W takim wypadku Najemca zobowiązuje się pokryć koszty naprawy przedmiotu wypożyczenia bezpośrednio po otrzymaniu rachunku.
7. Najemca ponosi wszelkie koszty materiałów eksploatacyjnych związanych z przedmiotem wypożyczenia.
8. Najemca zobowiązany jest informować Wypożyczającego o miejscu użytkowania lub przechowywania przedmiotu, a Wypożyczający zastrzega sobie prawo każdorazowego dostępu do tego miejsca.
9. Najemca odpowiada za szkody powstałe w przedmiocie wypożyczenia od chwili jego odbioru od Wypożyczającego do chwili zwrotu, poświadczonego pokwitowaniem Wypożyczającego.
10. Najemca jest zobowiązany do zwrotu przedmiotu wypożyczenia w stanie niepogorszonym tj. sprzęt ma być sprawny, oczyszczony i kompletny.
11. W razie niedokonania zwrotu przedmiotu lub zwrotu w stanie znacznie pogorszonym niezależnie od zaistniałych okoliczności, lub też opóźnienia tego zwrotu o termin maksymalnie 14 dni, Najemca ponosi koszty odkupienia tegoż przedmiotu wg wartości ustalonej w umowie.
12. Wypożyczający nie ponosi odpowiedzialności za szkody Najemcy i osób trzecich: a) wynikłe w związku z korzystaniem z przedmiotu wypożyczenia przez Najemcę, b) spowodowane niezgodnym z obsługą użytkowaniem, transportem, przechowywaniem bądź konserwacją przedmiotu wypożyczenia, c) będących następstwem posługiwania się przez Najemcę niezgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami obsługi i korzystania z przedmiotu wypożyczenia.
13. Wszelkie spory, wynikające z różnej interpretacji ustaleń niniejszego regulaminu, strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku nie dojścia przez strony do porozumienia, do rozstrzygnięcia sporu ustala się właściwe sądy dla siedziby Wypożyczającego.
14. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy kodeksu cywilnego.
Regulamin zwrotu towaru
1. Zgłoszenie zwrotu i sposób dostarczenia
● Podmiot dokonujący zwrotu (Klient) jest zobowiązany do uprzedniego wypełnienia formularza zgłoszeniowego dostępnego na platformie internetowej rma.promitel.pl.
● Formularz zgłoszeniowy musi zawierać dane podmiotu, pełny model urządzenia, unikalny numer seryjny (S/N) oraz szczegółowe uzasadnienie zgłoszenia.
● W przypadku wysyłki towaru do siedziby firmy na opakowaniu transportowym w widocznym miejscu należy umieścić, w sposób czytelny, nadany numer zgłoszenia (ID Ticketu / RMA).
2. Dopuszczalne terminy zwrotów Okres dopuszczalny na zgłoszenie oraz fizyczne dostarczenie zwrotu handlowego jest uzależniony od profilu handlowego Klienta w bazie ERP.
○ Dla Klientów sklasyfikowanych jako reseller (firmy odsprzedające) standardowy termin na zgłoszenie oraz dostarczenie zwrotu wynosi maksymalnie 14 dni od daty zakupu.
○ Dla Klientów sklasyfikowanych jako instalator / integrator standardowy termin na zgłoszenie oraz dostarczenie zwrotu wynosi maksymalnie 30 dni od daty zakupu.
3. Stan techniczny i wizualny zwracanego sprzętu
● Podstawowym warunkiem kwalifikującym towar do zwrotu handlowego jest pozytywna weryfikacja jego stanu technicznego oraz wizualnego. Zwracany sprzęt musi być wolny od jakichkolwiek śladów użytkowania, montażu, konfiguracji lub przeprowadzonych testów.
● Zwracany sprzęt wraz z wszystkimi akcesoriami musi znajdować się w stanie idealnym (fabrycznym).
● Towar musi być dostarczony do siedziby firmy w oryginalnym, nienaruszonym opakowaniu fabrycznym, które stanowi integralny element zwracanego produktu
4. Wykluczenia przedmiotowe (towary niepodlegające zwrotom)
Niezależnie od zachowania wymaganych terminów oraz nienagannego stanu wizualnego, standardowej procedurze zwrotu handlowego nie podlegają następujące kategorie produktowe:
● akumulatory i ogniwa zasilające,
● dyski twarde oraz wszelkie inne magnetyczne i półprzewodnikowe nośniki danych,
● oprogramowanie (zarówno w wersjach pudełkowych, jak i licencjach cyfrowych),
● wszelkie urządzenia oznaczone w systemie jako "Na zamówienie" – tj. sprzęt sprowadzany pod indywidualne i specyficzne zapotrzebowanie klienta, nieznajdujący się w stałej ofercie magazynowej firm Promitel oraz Noxel.
5. Tryb postępowania w przypadku odstępstw (terminy i wykluczenia)
Dopuszcza się możliwość indywidualnego rozpatrzenia zwrotów niespełniających określonych kryteriów czasowych lub przedmiotowych (wykluczenia) wyłącznie w ramach poniższej ścieżki służbowej:
1. W przypadku stwierdzenia przez pracownika działu technicznego przekroczenia dopuszczalnego terminu zwrotu (14/30 dni) lub dostarczenia towaru objętego wykluczeniem, proces operacyjny zostaje natychmiastowo wstrzymany.
2. Pracownik działu technicznego niezwłocznie powiadamia drogą elektroniczną Opiekuna Handlowego przypisanego do danego Klienta.
3. Ustalenie zasadności indywidualnego odstępstwa należy do Opiekuna Handlowego. W przypadku podjęcia decyzji o próbie zatwierdzenia zwrotu, Opiekun Handlowy jest zobowiązany do wysłania formalnej wiadomości e-mail do wskazanych osób decyzyjnych (Zarząd/Dyrekcja Handlowa).
4. Wiadomość e-mail z wnioskiem o akceptację odstępstwa musi obligatoryjnie zawierać: ○ dokładną nazwę firmy (dane Klienta), ○ dokładną specyfikację towaru (model, ilość), ○ numer zgłoszenia systemowego (ID Ticketu / RMA), ○ szczegółowe i merytoryczne uzasadnienie wskazujące powód, dla którego zwrot po terminie lub zwrot towaru wykluczonego powinien zostać wyjątkowo i warunkowo zaakceptowany.
5. Wznowienie procedury oraz fizyczne przyjęcie towaru w systemie ERP może nastąpić wyłącznie po uzyskaniu jednoznacznej, pisemnej (mailowej) zgody od wskazanych osób decyzyjnych.
6. Przetwarzanie dokumentacji i obieg systemowy
Sposób księgowego i magazynowego przetwarzania zatwierdzonych zwrotów w tym zmiany statusów na „W trakcie sprawdzania do korekty”, operacje na Magazynie Technicznym [MDT], wystawianie dokumentów magazynowych, powiązania z dokumentami MP/MW, obsługa szablonu „ZWROTY1” dla firmy Noxel oraz generowanie zadań w systemie RMA) odbywa się na zasadach tożsamych z operacjami finansowo-magazynowymi opisanymi szczegółowo w dokumencie głównym: PROCEDURA SERWISOWA (v3.0).